Pracodawca, którego oświadczenie zostało wpisane do ewidencji, obowiązkowo, pisemnie powiadamia starostę (powiatowy urząd pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji o:

1. podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie:  7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie:  14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
3. wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie (definitywnie).

Informacje o podjęciu, niepodjęciu, zakończeniu lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie, należy składać:

za pośrednictwem platformy praca.gov.pl. Informacje złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania.

Obowiązek informowania o podjęciu, niepodjęciu, wcześniejszym zakończeniu pracy lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r. (chyba, że taka informacja została już zgłoszona przed dniem 1 czerwca 2025 r.).

Niedopełnienie obowiązku informowania o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny (art. 84 ust. 10 ustawy z dn. 20 marca 2025 o Warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP).

Zgłoszenie informacji o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją wcześniej, skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.

1. cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie;
2. dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;
3. dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym;
4. dowód wniesienia opłaty, o której mowa w art. 63 ust. 1 ustawy, określający cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie.
5. oświadczenie o niekaralności podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c – g ustawy z dnia 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
6. Jeżeli nie ma możliwości uzyskania dokumentów, o których mowa w pkt 3, przed wydaniem zezwolenia na pracę lub wpisaniem oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymagania kwalifikacyjne i inne warunki dotyczące zawodu regulowanego po wydaniu zezwolenia na pracę lub wpisaniu oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń.
7. oświadczenie, że wysokość wynagrodzenia podana we wniosku lub w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie jest niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
8. oświadczenie, że podmiot posiada środki finansowe lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi.
9. oświadczenie, czy według wiedzy podmiotu, cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek albo oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, był prawomocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2025 r. poz. 383).

• kopię wypisu z rejestru jeżeli rejestr, do którego został wpisany podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie jest prowadzony w powszechnym dostępie (rejestry inne niż KRS, CEIDG); 
• w przypadku osób prowadzących gospodarstwo rolne - kopię zaświadczenia o podleganiu ubezpieczeniu w KRUS, albo kopię zaświadczenia z Urzędu Gminy o powierzchni fizycznej i przeliczeniowej gospodarstwa rolnego lub inny dokument potwierdzający posiadanie gospodarstwa rolnego.
• skany pełnomocnictw dołączone do każdego wniosku/oświadczenia.